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从“放管服”改革到企业数字化转型,电子印章到底能带来什么新价值?

2020-04-27 来源: 我要评论 字号:T / T

近日,我国法定数字货币的内测消息引起社会普遍关注,这一央行发行的电子货币,是具有国家信用的法定货币,按照央行的描述,电子货币存放在手机钱包里面,使用跟现在大部分电子转账一样简单方便。

配资在线“电子”是近年来我们听的最多的一个词,电子货币,电子合同,电子执照,电子印章……这些“新物种”的出现无一不见证时代和技术的发展。

今天我们就来说一下“电子印章”这个似新非新的“物种”。

企业之殇:印章的变革与挑战

去年8月份国务院印发《全国深化“放管服”改革优化营商环境电视电话会议重点任务分工方案》,提出了四大重点目标:

1、推动简政放权向纵深发展,进一步放出活力;

2、加强公正监管,切实管出公平;

3、大力优化政府服务,努力服出便利;

配资在线4、强化责任担当,确保“放管服”改革不断取得新成效。

配资在线其中“加快电子营业执照、电子印章推广应用,简并现场登记环节”以及“2019年底前建成全国统一的电子发票公共服务平台,为纳税人提供免费的电子发票开具服务,加快电子发票的推广应用”被视为具体措施,白纸黑字写在红头文件上。

印章,从古到今国人都在用,具有神圣的象征,对于政务机关来说,公章象征着公权力,不论是正式的文件还是重要的通知、公告,都需要盖上公章才能真正生效,而对于公司来说,无论是函件、合同还是财务需求,印章的使用都是事关重大的,个人办事需要诸多印章证明。

电子印章一直以来都采用传统“人+制度”的管理模式,在传统的人为管理中,存在着不少弊端,疫情之下,印章管理带来的问题尤为突出,日常工作中,不少公司——以零售企业为例,接触到的经销商来自世界各地,签署的合同多如牛毛,细则千变万化,合同的需求暴增,伴之而生的印章管理问题丛生。

此次疫情,相信不少企业也看清了跨国合作的诸多难题,在合同管理上面,国境海关的限制比平常尤为严重,处理起来不但成本高而且合同生效时间遥遥无期,单纯靠传统的纸质合同交流传达,其过程漫长繁杂有让生意付诸东流的风险。

配资在线哪怕是日常合同较少的公司,印章的管理使用也是一个大问题,因为任何一个成规模的公司都面临行政管理费用激增的问题,每天签署合同、建档管理、查询,人工操作容易漏洞百出,不管是对外发合同,还是内部收合同,为印章跑断腿不在话下。

对于个人来说,更不必说,为一个印章办一件事踏破政府部门门槛的事情时有发生。

印章的数字化转型,助力企业应对挑战

随着社会信息化进程不断加速以及移动化和SaaS的发展,越来越多合同及文件盖章场景从线下搬到线上,从而产生了代表签署机构身份和签署意愿的“电子印章”出现,电子签名、电子合同、电子印章这一系列的“新生”力量都能满足日渐高速化、复杂化、零散化的互联网生意,电子印章的诞生,更是企业实现复工的“无印良品”。

针对企业印章使用的众多痛点,不少OA厂商已经形成了成熟的电子印章管理和使用体系,如蓝凌推出的全生命周期印章管理平台。从流程入手,根据印章的多个使用维度、多种形态,进行统一印章管理,使企业的每一枚印章都有迹可循、印过留痕。

蓝凌表示,企业印章管理部门虽是一个不起眼的存在,但是代表企业迎接着巨大的挑战,印章管理一直有成本高、效率低、风险高的的特点,因此它的属性、使用、变更信息的统计维护与查询至关重要,蓝凌全生命周期印章管理平台,可以帮助公司管理层与业务操作层规范印章使用流程,提升印章使用效率,结合电子合同直接省去传统印章步骤,让签、存、查都更为方便。

配资在线抛离所有具体的应用场景,电子印章最根本的要求在于安全,所有的合同在盖下印章的之前都是无用的白纸黑字,但一旦盖下印章,性质大变,成了上述说的“神圣”存在,因而印章管理的安全性、可追溯性更为重要,蓝凌印章管理平台从印章新建到印章保管、印章使用,再到印章销毁,与公司OA流程联动,实时记录印章存续流程的变化,使用印章过程中生成用印台账,支持多维度查询。

电子印章的本质,无非是现在流行的身份识别、防止篡改、内容保密等一系列逻辑,在线上就完成企业印章嵌入到合同中去的流程,不需要面对面。而为了满足这些设计,蓝凌采用机械+电磁锁章方案,不用印时人与印章物理隔离,防盗报警。

蓝凌印章管理系统中印章名称、位置、管理员信息一目了然,外借时,只需在管理平台上提交用印申请与外借申请,系统通过地理位置、用印次数、用印时长,实现对外借用印的全面监控。平台上统一登记设备信息,以及设备与印章的对应管理,形成对取章、放章、用印动作的全流程化控制。印控设备收到用印任务自动盖章,用印日志全程记录盖章人、盖章时间、盖章位置、盖章内容、盖章流水号。

配资在线此外,蓝凌全生命周期印章管理平台把各类形态印章收入“囊”中,从印章类型来讲,包括电子印章、物理印章、电子防伪输出;从印章应用场景来讲,包括项目章、公章、合同章、财务章等一切企业经营中涉及到的印章,平台上都有。

印章分类统一管、用章要经流程审、过程信息详细录、打印方便可协调的电子印章可应用到房产、建筑、物业、金融、教育等各个行业,简化了办事流程,促进业务进展,同时也会在无纸化办公上面做得更好。

配资在线当然,电子印章可以满足企业、个人、政务等多种需求,应用场景多样,涉及行业百态,这考验到科技的力量,也考验企业探索需求的耐心和决心,选择一个恰当的印章管理平台更是决定企业未来的胜负手